על מנת לשלוח מיילים אוטומטיים נדרשת מערכת דיוור שתומכת באוטומציה.
קיימים מספר סוגי דיוור כיום – ביניהם: דיוור כתיב (טקסט בלבד), דיוור תכנים (תמונות, קבצים, סרטונים), דיוור משולב ודיוור דף נחיתה מוטמע (כשדף נחיתה מופיע בתוך גוף המייל עצמו והוא רספונסיבי עם כפתורים וקישורים שמעוררים תגובה אצל הלקוח).
לאחר שיש לכם את הנמען שחוגג, מומלץ לבחור בכותרת עם נימה אישית שתראה שאכפת לכם מהשמחה של הקורא ואתם משתתפים יחד איתו בחגיגת יום הולדתו. לאנשים כיף לדעת שאכפת. תבחרו כותרת שתראה זאת.
תאחלו לו ברכה בגוף המייל, תציינו את התאריך המדויק של יום הולדתו (שקיבלתם ממנו כשהוא נרשם לדיוור וסיפק תאריך לידה) ותזכירו את השנה שאליה הוא גדל היום! זה עושה פלאים בקידום היחס האישי ועוררות רגש ואכפתיות אצל הקורא. כולנו אוהבים לשמוע "מזל טוב".
מומלץ לצרף מבצע או הטבה מיוחדת שלא ניתן לקבל סתם ככה, מה שיוסיף ערך למייל ויבטיח לקורא את הנימה האישית (שרק הוא מקבל הטבה היום, בגלל יום הולדתו).
מהנסיון שלנו, ומסטטיסטיקות מוכחות ממחקרים שנעשו על שיווק ופסיכולוגיה, מיילים אישיים ליום הולדת – במיוחד כאלה עם מתנה, זוכים לאחוזי הפתיחה והקריאה מהגבוהים שיש.